Smartsheet Adelante, tercer trimestre de 2024: Innovaciones que generan valor y tiempo para el trabajo importante

¡Hola, comunidad de Smartsheet!

Nuestro equipo se estuvo dedicando al desarrollo de nuevas funciones y mejoras que nos complace compartir con ustedes. Estos productos y funciones se diseñaron para transformar los flujos de trabajo y mejorar la productividad. En esta edición de Smartsheet Adelante, abarcaremos incorporaciones notables a nuestra oferta de productos: vistas de tablero inspiradas en el modelo Kanban, herramientas de IA, un paquete de seguridad sólido y una nueva manera de analizar datos de asignación de recursos. Cada una de estas innovaciones se diseñó de forma meticulosa para satisfacer las necesidades cambiantes de las empresas modernas, combinando un diseño elegante con funcionalidades potentes. Analicemos los detalles de cada nueva función.

Vista de tablero inspirada en Kanban para mantener los proyectos encaminados

Ya sea que se desempeñe en un entorno ágil o prefiera trabajar de forma más visual, esperamos que la nueva vista de tablero sea un punto de inflexión en su día a día. Esta vista, basada en tableros Kanban, facilita la visualización clara del estado de las tareas, de modo que pueda estar al tanto de las actividades en curso, las completadas y las futuras.

Con la capacidad de organizar las tareas en carriles, mostrar el progreso y reasignar el trabajo arrastrándolas de un carril a otro, obtiene una nueva manera de planificar sprints, gestionar las hojas de ruta de productos y hacer un seguimiento de las tareas hasta su finalización en Smartsheet. También tiene la opción de anidar tareas, agregar subtareas y cambiar la prioridad, el estado y los detalles de estas. ¡Pruébelo en su próximo proyecto!

“La vista de tablero es una excelente e interesante incorporación a la plataforma de Smartsheet. Me encanta que las ediciones se realicen en vivo y se actualicen en tiempo real; de esta forma, no es necesario presionar Guardar para ver los cambios. Además, me gusta que puedo desplazarme a través de carriles individuales. Esto es muy útil para nosotros, ya que solemos tener una gran cantidad de tarjetas en nuestras hojas”. — Nick Stafford, líder de equipo de Capacitación, sistemas y procesos de Martin Brower of Canada

Junto con la reciente vista de línea de tiempo, la vista de tablero es una forma más en la que puede gestionar el trabajo en Smartsheet. La vista de línea de tiempo es adecuada para visualizar el trabajo basado en fechas, como las campañas de marketing y los lanzamientos de productos. Agregamos una nueva y atractiva función que le permite mostrar vistas de línea de tiempo solo de hitos para hojas con una sola columna de fecha, además de la configuración habitual de dos columnas de fecha. En un futuro próximo, podrá adjuntar archivos a las tareas y tener conversaciones relacionadas con el trabajo en un solo lugar.

Con el lanzamiento de cada vista nueva, le ofrecemos más herramientas para optimizar el trabajo. Puede cambiar de vista con facilidad y aprovechar la flexibilidad de trabajar como desee.

Ayuda instantánea con IA 

Durante el último año, la IA generativa fue el eje central de nuestra misión de empoderar a todas las personas para que impulsen un cambio significativo. Creemos que, con la IA, puede aprovechar todo el potencial de la plataforma de Smartsheet para hacer lo siguiente:

• Abordar los problemas empresariales: La IA de Smartsheet le permite enfocarse en los resultados empresariales sin la necesidad de preocuparse por la tecnología.
• Aumentar la productividad del equipo: La IA de Smartsheet ayuda a reducir el tiempo dedicado al trabajo manual repetitivo y a aumentar la eficiencia.
• Obtener perspectivas rápidas: Ya sea gerente de cartera o director de operaciones, obtendrá perspectivas prácticas de los datos de trabajo.

Presentamos herramientas de IA conversacional que entienden lo que necesita en lenguaje cotidiano y ofrece perspectivas sobre el trabajo. Se empodera a los usuarios para que se destaquen, sin la necesidad de contar con capacitaciones avanzadas. Desde su implementación, la mitad de los planes Empresariales incorporaron las herramientas de IA de Smartsheet para generar fórmulas, texto, y diagramas y métricas ad hoc. Además, en junio, lanzamos la herramienta “Obtenga ayuda con la IA” como parte del Paquete de soporte premium, para ayudar a los usuarios a encontrar respuesta a sus preguntas de Smartsheet sin abandonar su flujo de trabajo. 

“Me encanta escribir lo que estoy buscando y obtener automáticamente la información que necesito de mis datos. Esto me permitirá brindarle a mi supervisor una cifra rápida sin tener que crear una fórmula para ello”. — Deborah L. Richardson de Dartmouth Hitchcock Medical Center

Próximamente, desarrollaremos herramientas basada en IA para resumir conversaciones, crear flujos de trabajo de automatización de contenido y generar texto a escala, a fin de reducir el trabajo repetitivo para que los equipos puedan lograr más resultados. Además, simplificaremos la generación de fórmulas y diagramas en carteras de datos enteras, lo que ofrecerá a gerentes y ejecutivos una visión completa del estado del trabajo, con solo hacer preguntas simples.

Administración de acceso flexible y segura

En el panorama digital dinámico de hoy en día, los controles de acceso de los usuarios seguros y precisos son imprescindibles. Para mejorar la seguridad y reducir las cargas de trabajo administrativas, implementaremos dos nuevas capacidades en los próximos meses que le permitirán automatizar las funciones de los usuarios y la administración de acceso, así como proporcionar un control detallado de los recursos.

Estas mejoras pueden simplificar situaciones como la siguiente: Imagínese que Jade, una gerenta de proyectos del Departamento de Finanzas, pasa a ocupar una nueva función como líder de Operaciones en el área de Marketing. En el presente, tendría que eliminar manualmente su acceso a todos los recursos financieros y otorgarle acceso a los de marketing. Facilitamos este proceso con el acceso administrado del proveedor de identidades (IdP).

Mediante la definición de funciones dentro de Smartsheet (p. ej., la de gerente de proyectos de Finanzas), puede asignar acceso y permisos a recursos específicos de Smartsheet de acuerdo con estas funciones directamente a través del IdP. Si alguien cambia de función, Smartsheet revocará automáticamente el acceso a los recursos asociados con la función anterior y otorgará permisos para el nuevo cargo. Puede gestionar todo el proceso perfectamente a través de su IdP actual; de esta forma, será más seguro y sencillo.

Para un control detallado de los recursos, lanzaremos un nuevo conjunto de permisos llamado Gestor de forma iterativa en toda la plataforma. Está diseñado para acortar las distancias entre las funciones de Editor (puede compartir) y Administrador en las hojas. Muchos de nuestros clientes manifestaron la necesidad de que ciertos miembros del equipo tengan más capacidades de las que ofrece la función de editor, como ocultar/mostrar columnas, modificar las propiedades de las columnas de la hoja o crear solicitudes automatizadas de flujo de trabajo de aprobación. Sin embargo, no necesitan el acceso completo que tiene un administrador de recursos.

El nuevo conjunto de permisos de gestor logra el equilibrio perfecto. Ofrecerá permisos esenciales para la gestión avanzada de datos y proyectos, y reservará la configuración y los controles administrativos confidenciales para los administradores.

Perspectivas más detalladas sobre las personas y el trabajo

En junio, lanzamos una nueva forma de analizar los datos de asignación de recursos. La función de informes avanzados reúne los datos de Resource Management directamente en las hojas junto con informes y paneles prediseñados. Ahora, puede combinar los datos de asignación de recursos con otra información, como costos y tarifas de facturación, para calcular la rentabilidad y crear informes personalizados con varios niveles de grupos, valores de resumen, clasificación personalizada y columnas. Los paneles prediseñados incluyen diagramas y gráficos que puede modificar según sus preferencias. Por otro lado, recientemente mejoramos la vista de capacidad (en la pestaña de cronograma) con nuevos controles de vista. Con estas funciones, puede crear modelos de diferentes situaciones con campos y tipos de proyecto personalizados para elegir combinaciones de recursos y posibles inversiones, y guardarlos para hacer comparaciones rápidas.

A finales de julio, implementamos la conexión de fases altamente solicitada con hojas de proyectos para nuestros clientes del Programa de acceso anticipado. Esto le permite asignar tareas, hacer seguimientos y generar informes sobre los tiempos y los presupuestos para partes específicas de un proyecto, lo que brinda flexibilidad y perspectivas detalladas. Esta función estará disponible para todos los clientes a finales de octubre de 2024. También simplificaremos la asignación del trabajo. Para ello, aplicaremos asignaciones automáticas de forma predeterminada. Estas mejoras corresponden tanto al seguimiento de la carga de trabajo (incluido en los planes de Negocios y superiores) como al complemento premium Resource Management de Smartsheet.

Queremos conocer sus ideas de productos

Eso es todo por ahora, pero esperamos con ansias escuchar sus comentarios. Puede compartir sus opiniones enviando comentarios o ideas de productos, o votando las ideas que comparten sus colegas. Nos vemos en la conferencia de clientes ENGAGE del 8 al 10 de octubre en Seattle, donde presentaremos los proyectos en curso para el próximo trimestre y el futuro.

Hasta entonces. 
Ben Canning
Vicepresidente sénior de Experiencias de productos