La Real Federación Española de Fútbol logra sinergia, visibilidad y eficiencia con Smartsheet

Puede que ya conozca a la legendaria selección española de fútbol, que ha dominado la escena futbolística mundial, pero detrás de ella se encuentra la Real Federación Española de Fútbol (RFEF). Fundado en 1909, el organismo rector del fútbol español administra las competiciones y gestiona los diferentes niveles del sistema de LaLiga española de fútbol. También se encarga de nombrar a los directivos de las selecciones nacionales de fútbol y fútbol de sala. Como órgano rector del fútbol español, la RFEF cuenta actualmente con más de 1.000.000 de jugadores inscritos, representados en 30.000 clubes de fútbol registrados. Para gestionar ese nivel de escala y complejidad, Carlos Nadal, Coordinador de Estrategia y Relaciones Internacionales de la RFEF considera que "el trabajo en equipo es esencial. Lo vemos cada día en los terrenos de juego, y podemos decir que también lo ponemos en práctica en la gestión de la Federación Española de Fútbol".

Reconfigurar una red compleja e inconexa

Con clubes de fútbol distribuidos por 23 territorios que abarcan 30.000 organizaciones, puede resultar difícil crear y alinearse en torno a un plan estratégico común nacional. Pero la ejecución de ese plan estratégico, y en particular la ejecución a escala, puede ser un reto igual de difícil de superar.

"Uno de los ejes fundamentales del Plan de Acción Estratégico español era la transformación digital. Al principio, utilizábamos hojas de Excel para monitorear. Sin embargo, era complicado supervisar y controlar de alguna manera todo el desarrollo de las diferentes federaciones territoriales, e incluso hacer un seguimiento y gestión del trabajo dentro de la propia Federación Española", comenta Francesc Solanellas, Consultor UEFA para el Plan Estratégico de la RFEF.

Con grandes planes y ambiciones que cumplir, la RFEF empezó a buscar una solución digital que ayudara a la organización a trabajar de forma más estructurada. "Necesitábamos hacer un seguimiento más automatizado de nuestros objetivos y optimizar nuestra colaboración y comunicación", añade Solanellas. La RFEF también necesitaba un mejor acceso a los datos relevantes, para asegurarse que la organización tomara decisiones basadas en datos.

En busca de una solución ágil y sencilla

La RFEF comenzó a evaluar varias plataformas que ayudarían a respaldar la colaboración global en sus objetivos estratégicos.

"Smartsheet ofrecía la flexibilidad y escalabilidad que necesitábamos. También nos permitía integrarla con algunas de las otras soluciones que utilizábamos en el día a día", afirma Nadal.

Para la RFEF, también era crucial desplegar una solución que fuera fácil de adoptar y utilizar para su base de usuarios distribuida. La organización recurrió a Uniendo Nodos, socio oficial de Smartsheet, para que le ayudara con la implementación y la formación de los empleados.

Delegación de funciones, tareas y conocimientos

Con Smartsheet, la RFEF estructuró el trabajo, delegando objetivos y sub-objetivos estratégicos a cada federación territorial. La plataforma centralizada agrupó tareas, presupuestos, calendarios, actas e informes con indicadores específicos para cada objetivo. "También utilizamos Dynamic View, WorkApps, Calendar App, Data Shuttle, para mejorar la colaboración y la visibilidad, y trabajar de forma más eficiente", explica Rafa Serrano, director técnico en Uniendo Nodos. Todos los equipos responsables han recibido roles específicos dentro de la plataforma, otorgándoles  varios niveles de acceso a diferentes herramientas y datos. Por ejemplo, los responsables territoriales pueden trabajar en las hojas de proyectos de sus respectivas áreas, mientras que los tutores sólo pueden ver las hojas y los indicadores de medición relacionados con sus territorios asignados. La RFEF también utilizó Data Shuttle de Smartsheet para integrar la plataforma con otras soluciones y se apoyó en Data Mesh para ayudar a eliminar equívocos como erratas, ingreso de datos duplicados y trabajo innecesario. Y aunque era importante discutir esta arquitectura en medio de la implementación, vale la pena mencionar que los usuarios finales no tienen que estar al tanto de los componentes específicos que conforman la plataforma que la RFEF utiliza para impulsar el cambio estratégico, ellos se centran simplemente en el trabajo y los datos de los que son responsables.

Un equipo unido

"Nuestro reto era alinear el trabajo de múltiples federaciones territoriales en torno a cuatro objetivos estratégicos comunes. Estos implican diferentes roles, desde mentores a gestores", dice Solanellas. Con un sistema centralizado y accionable, la RFEF y su compleja red de federaciones territoriales pueden trabajar ahora como un equipo coordinado. La solución también ha aportado una vista 360 de cada proyecto u objetivo estratégico.

"Tener una visibilidad completa de cada programa, proyecto o tarea nos ha ayudado a tomar decisiones más informadas, haciéndonos más rápidos, eficientes y centrados en toda la organización. Smartsheet es la empresa que nos está ayudando a tener esta visión global que podemos presentar al consejo de administración", añade Nadal.

"Smartsheet nos hace pasar de una cultura de trabajo más tradicional a una cultura de trabajo colaborativa, por proyectos, y centrada en los mismos objetivos", concluye Nadal. De cara al futuro, la RFEF continúa con su transformación y modernización digital, con el objetivo de empoderar a los deportistas locales para que desplieguen todo su potencial y perpetúen el legado del fútbol español.