Decision Foundry usa Smartsheet para automatizar el seguimiento de los proyectos y la comunicación con los clientes, así como para impulsar el crecimiento del negocio

Decision Foundry, como integrador global de la famosa plataforma de gestión de la relación con el cliente (CRM) de Salesforce, se especializa en relacionar puntos de datos dispersos para ayudar a que las empresas los aprovechen al máximo. La empresa de tecnología, con sede en Nueva York, se enfoca en brindar soporte a Salesforce Marketing Cloud, un proveedor de software y servicios de automatización y análisis de marketing digital. “Integramos múltiples fuentes de datos en las aplicaciones que creamos con Salesforce para empresas automotrices, de medios, de publicidad y de salud y ciencias biológicas”, dice Ross Jenkins, director general de Decision Foundry.

A diario, Decision Foundry usa el software de Smartsheet para gestionar el flujo de todos los datos del proyecto de implementación, lo que permite proporcionar información sobre el estado en tiempo real a todos, desde los gerentes de proyectos hasta los ejecutivos de cuentas y clientes. “Smartsheet nos ayuda a automatizar el proceso de comunicación y a crear un mayor grado de transparencia y responsabilidad en proyectos de entrega de productos de datos muy desafiantes”, dice Jenkins. “Smartsheet involucra a todos a fin de mantener cierto nivel de responsabilidad en la junta entre las partes interesadas”.

Antes de comenzar a usar Smartsheet, Decision Foundry gestionaba los proyectos con varias herramientas, incluidas hojas de cálculo basadas en la nube, archivos sin formato, hojas de cálculo heredadas y diapositivas de presentación. A medida que la empresa creció y las implementaciones se volvieron más complejas, no obstante, Decision Foundry notó que necesitaba un enfoque más optimizado en cuanto a la gestión de proyectos. “Muchos de nuestros proyectos de Salesforce toman algunas semanas, pero, si tenemos que diseñar aplicaciones personalizadas para eventos más importantes, ese plazo puede aumentar a varios meses o más debido a todas las dependencias y tareas diferentes”, dice Jenkins. “A menudo, hay 25 partes interesadas que gestionan entre 50 y 60 proyectos por mes, y debemos ver con claridad qué proyectos están en desarrollo, si avanzan rápido o despacio y quién es responsable de cada paso del proceso. Conservábamos toda esa información en diferentes plataformas y terminábamos llamando a los clientes o enviándoles correos electrónicos para brindarles una actualización, lo que no era eficiente”.

Realizar el seguimiento de hasta 60 proyectos de implementación al mes con Smartsheet

A fines de 2020, Decision Foundry comenzó a usar Smartsheet para realizar el seguimiento de todos los proyectos de implementación e integración de principio a fin. La empresa coloca los datos del plan del proyecto y la información del presupuesto de la declaración de trabajo de cada cliente en plantillas de Smartsheet. En esta información se incluyen los hitos y los responsables del proyecto.

“Ahora, la reunión de cada cliente comienza con la apertura de Smartsheet y con un recorrido al cliente por todo el proceso de implementación”, dice Jenkins. “Les mostramos cómo realizamos el seguimiento de cada paso, lo que les da mucha confianza en lo que están haciendo”.

Aproximadamente 125 analistas de Decision Foundry trabajan en Smartsheet a diario para supervisar el estado de hasta 60 proyectos por mes. La organización usa los paneles de Smartsheet para que los clientes visualicen cada proyecto, desde la incorporación hasta el descubrimiento, la creación y la producción. “Los paneles se actualizan a diario y muestran de forma clara la probabilidad que existe de que completemos un proyecto a tiempo”, dice Jenkins.

Además, Decision Foundry define flujos de trabajo automatizados de Smartsheet que se activan cada vez que un gerente o analista de proyecto realiza una edición o actualización. Los cambios se envían automáticamente por correo electrónico a los ejecutivos de cuentas por cuestiones de visibilidad. Otro flujo de trabajo automatizado de Smartsheet desencadena una encuesta que se envía por correo electrónico a cada cliente a medida que el proyecto pasa por las diferentes etapas. “Básicamente, las encuestas solicitan a los clientes que proporcionen comentarios, por lo que cada hito es una oportunidad para corregir el rumbo si lo necesitamos”, dice Jenkins.

Además, Decision Foundry usa Smartsheet para campañas de marketing relacionadas con el lanzamiento de nuevos productos y servicios. La empresa también usa Smartsheet para gestionar datos financieros, como tarifas de facturación y el valor transaccional de los proyectos.

Comunicación automatizada y mayor responsabilidad 

Decisión Foundry usa Smartsheet para automatizar la comunicación, tanto interna como con los clientes, lo que da lugar a una mayor confianza en cuanto a la entrega del proyecto.

“En un mundo en el que la comunicación no siempre es eficaz, Smartsheet nos ha ayudado a mejorar como comunicadores a escala”, dice Jenkins. “Con la comunicación automatizada, nos aseguramos de que los gerentes de proyectos y los clientes sepan en qué punto se encuentra un proyecto en todo momento. Así, mejoramos la satisfacción del cliente y aumentamos las oportunidades de generar ingresos”.

Al automatizar la comunicación interna y externa, Decision Foundry puede garantizar con más facilidad a los clientes que los proyectos de implementación e integración respeten el cronograma y el presupuesto. “La responsabilidad es extremadamente importante, ya sea que un cliente gaste USD 100 o siete cifras”, dice Jenkins. “En cualquier momento, puedo ingresar a Smartsheet y ver el historial de cada paso de un proyecto a la fecha. Esto nos ha ayudado a aumentar la productividad de nuestro negocio ya que tenemos una mejor visibilidad de los 60 proyectos mensuales a los que les realizamos seguimiento”. Además, la empresa está ganando eficiencia al ganar acceso al historial completo de cada proyecto. “Aprender de los errores anteriores nos ayuda a ser una organización más madura”, dice Jenkins. “Las empresas maduras no crean las mismas cosas una y otra vez, sino que toman los procesos existentes, los someten a la presión de los clientes y mejoran en lo que hacen”.

Muchas horas ahorradas a la semana en presentaciones de clientes

Con la automatización en Smartsheet, Decision Foundry ya no necesita dedicar muchas horas a crear presentaciones de diapositivas para cada reunión con un cliente.

“En general, tomaría al menos cinco horas crear un conjunto de diapositivas para compartir con un cliente durante cada reunión”, dice Jenkins. “En promedio, nos reunimos con el cliente dos veces por semana, en especial durante las primeras etapas del compromiso, por lo que ahorramos muchas horas en relación con la preparación de una reunión para cada cliente por semana”.

Decision Foundry actualmente está creciendo y planea adoptar más características de Smartsheet, como Resource Management de Smartsheet, a fin de automatizar más la gestión del desarrollo del proyecto e impulsar el crecimiento del nuevo negocio. “Somos una pequeña empresa con grandes ideas y talentos, pero también necesitamos contar con la tecnología correcta porque nuestro presupuesto es ajustado y tenemos poco margen de error”, dice Jenkins. Smartsheet ha desempeñado un rol clave en nuestro crecimiento desde 2020, y seguirá siendo la plataforma de automatización y compromiso del cliente de nuestro negocio”. 

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.