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Cómo usar la plantilla en Excel de calendario mensual o anual
Usar una plantilla de calendario es muy sencillo. Solo debe elegir si necesita un calendario mensual o anual, y agregar sus eventos programados a la plantilla. Así mismo, puede personalizar los tipos de fuentes, los tamaños de las fuentes y los colores.Si opta por el calendario mensual, primero deberá cambiar el título y las fechas correspondientes al mes específico que desea utilizar.
A continuación, se incluyen otros pasos para personalizar la plantilla en función de sus necesidades.
1. Asignar formato a la plantilla de calendario mensual
- Para cambiar el título, haga doble clic en el campo del título, elimine la fórmula y escriba el nuevo mes.
- Luego, deberá renumerar los campos de las fechas. Puede introducir las fechas manualmente, o bien, utilizar la función de autorelleno mencionada en el paso cuatro de la sección "Cómo hacer un calendario mensual en Excel, versiones 2003, 2007 y 2010".
2. Agregar eventos a la plantilla del calendario mensual o anual
- En cualquiera de las plantillas, haga doble clic en una celda en el recuadro de la fecha e introduzca el evento. Para introducir varios eventos el mismo día, haga clic en otra celda del recuadro de la fecha.
- Para centrar el texto, haga clic en la celda. Luego, en la ficha Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en el ícono Centrar texto (similar a cinco líneas de texto centradas).
Cambiar las fuentes y los colores
- Haga clic en la celda que contiene el texto que desea modificar. En la ficha Inicio, puede cambiar el tipo, el tamaño y el color de fuente, o bien, aplicar formato de negrita, itálica o subrayado al texto.
- Para cambiar el color de fondo del encabezado del día de la semana o de una entrada de un evento, resalte la celda, haga clic en el ícono del balde de pintura y seleccione el color de relleno.
Así mismo, puede personalizar la plantilla del calendario al agregar una fotografía, como el logotipo de su empresa. En la ficha Insertar, haga clic en Imágenes.Cargue la imagen que quiere usar. Se agregará la imagen a la hoja de cálculo. Puede arrastrarla por cualquier lugar de la hoja.
Cómo hacer un calendario mensual en Excel, versiones 2003, 2007 y 2010
1. Agregar encabezados de días de semana
En primer lugar, deberá agregar los días de la semana como encabezados, así como el título del mes.
- Deje en blanco la primera fila de la hoja de cálculo. En la segunda fila, escriba los días de la semana (un día por celda).
- Para asignar formato a los encabezados de día de la semana y garantizar que tengan el espaciado correcto, resalte los días de la semana que acaba de introducir y en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.Seleccione Ancho de la columna y defina el ancho en 15 a 20 puntos, según qué tan ancho quiere que sea el calendario.
2. Agregar el título al calendario
- En la primera fila en blanco, agregaremos el mes actual como título del calendario, para lo cual usaremos una fórmula. Haga clic en cualquiera de las celdas de la primera fila y en el campo fx, ubicado arriba de la fila en blanco, escriba =TODAY(). De esta manera, le informa a Excel que quiere incluir la fecha de hoy en dicho campo.
- Verá que el formato de la fecha es incorrecto. Para solucionarlo, haga clic en la celda que contiene la fecha. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en el menú desplegable Fecha. Seleccione Más formatos de número y elija el formato que le gustaría aplicar al título del mes.
- Para centrar el título, resalte todas las celdas incluidas en la fila del título (también la celda en la que se muestra el mes) y haga clic en el botón Fusionar y centrar en la ficha Inicio.
3. Crear días en el calendario
Aquí creará el cuerpo del calendario. Utilizaremos bordes para crear los recuadros de las fechas.
- En primer lugar, resalte toda la hoja de cálculo.
- Haga clic en el ícono del balde de pintura en la ficha Inicio y seleccione el color blanco. Ahora, la hoja de cálculo debería tener fondo blanco.
- A continuación, resalte cinco o seis celdas debajo del primer encabezado del día de semana, es decir, domingo.
- Cuando las celdas todavía estén resaltadas, haga clic en el ícono de los bordes, en la ficha Inicio y seleccione la opción bordes exteriores. De esta manera, se genera el contorno de la primera casilla con la fecha en la fila.
- Resalte la casilla que acaba de crear y cópiela y péguela debajo del resto de los encabezados de días de la semana. De esta manera, se duplica su casilla para el resto de los días de la semana.
- Repita este proceso para un total de cinco filas de su hoja.El calendario debería verse así:
Para agregar bordes alrededor de los encabezados de días de semana, resalte la fila que contiene los días de la semana, haga clic en el ícono de los bordes y seleccione todos los encabezados.
4. Agregar fechas
Hemos creado el marco de trabajo para el calendario. Ahora, es momento de agregar las fechas. Puede introducir las fechas manualmente en cada una de las casillas, o bien, usar la función de autorelleno de Excel. Así funciona:
- Para cada una de las filas del calendario, introduzca las dos primeras fechas de dicha semana en las primeras celdas de cada casilla. Por ejemplo, si el 1.° de mes cae miércoles, introduzca el número 1 en la primera casilla del día miércoles y el número 2 en la casilla del día jueves.
- Luego, mantenga presionada la tecla Shift y resalte ambas celdas que contienen los números.
- Arrastre desde el extremo inferior derecho de las celdas resaltadas para aplicar autorelleno al resto de la semana.
- Repita este procedimiento para todo el mes.
Nota: Debe introducir manualmente las primeras dos fechas de cada fila antes de arrastrar y aplicar autorelleno al resto de la semana.
Cómo hacer un calendario anual en Excel
Básicamente, ha creado una plantilla de calendario mensual. Si quiere usar un calendario con una frecuencia de mes a mes, puede usar este mismo calendario, cambiar el título del mes y simplemente renumerar los días.
También podría usar este marco de trabajo de calendario mensual para crear un calendario anual.
- En la parte inferior de la hoja de cálculo, haga clic con el botón derecho del mouse en la ficha llamada Hoja1.
- Haga clic en Mover o copiar.
- Seleccione la casilla correspondiente a Crear una copia y haga clic en Aceptar.
- Haga un total de 12 copias, una para cada mes del año. Nota: Para los meses que tienen 31 días, deberá agregar una fila adicional al calendario.
Una vez que haya hecho las 12 copias, deberá ir una por una y cambiarle el título según el mes que corresponda. También deberá renumerar el calendario en función del mes específico, ya sea modificando manualmente las fechas o utilizando la función de autorelleno mencionada en el paso cuatro de la sección "Cómo hacer un calendario mensual en Excel, versiones 2003, 2007 y 2010".
Personalice el calendario en Excel
Es muy sencillo personalizar el calendario mensual o anual en Excel. Puede codificar con color ciertos eventos en el calendario, como reuniones o fechas de cumpleaños, o cambiar el tamaño de fuente. Incluso, puede agregar el logotipo de su empresa al calendario.
1. Asignar formato a las fuentes
- Para que el título se vea más grande, haga clic en la fila que contiene el título. En la ficha Inicio, puede cambiar el tipo de fuente, el tamaño de fuente y aplicar formato de negrita, itálica o subrayado al título.
- Para cambiar el tamaño de fuente de los encabezados de días de la semana, resalte todos los encabezados. En la ficha Inicio, puede asignarle formato al tipo y tamaño de fuente.
- Para asignar formato a los marcadores de fecha, resalte todas las casillas con fechas. En la ficha Inicio, puede ajustar el tipo y tamaño de fuente.
2. Cambiar los colores
Puede cambiar los colores de la fuente o los colores de fondo de su calendario. La codificación por colores puede resultar útil en particular para etiquetar determinados tipos de eventos.
- Para cambiar el color del título, haga clic en la fila que contiene el título. En la ficha Inicio, seleccione el color que desee de la lista desplegable de colores.
- Para cambiar el color de fondo del encabezado del día de la semana, resalte toda la fila, haga clic en el ícono del balde de pintura y seleccione el color de relleno. También puede cambiar el color del texto, para lo cual deberá repetir el paso uno.
- Para codificar un evento con color, escriba el nombre del evento o de la cita en la casilla de la fecha. Luego, seleccione el texto, haga clic en el ícono del balde de pintura y seleccione el color de relleno.
3. Agregar una foto
Personalice su calendario al agregar imágenes, como el logotipo de la empresa.
- En la ficha Insertar, haga clic en Imágenes. Cargue la imagen que quiere usar.
- Se agregará la imagen a la hoja de cálculo. Puede arrastrarla por cualquier lugar de la hoja.
Si quiere agregar el logotipo o la imagen en la parte superior del calendario, deberá agregar más espacio para que quepa la imagen.
- Haga clic con el botón derecho del mouse en la primera fila, que contiene el título, y seleccione Insertar.
- Haga clic en Toda la fila.
- Repita este procedimiento en función de la cantidad de filas adicionales que quiera agregar.
- Para asignar color blanco al fondo de las nuevas filas, resáltelas, haga clic en el ícono del balde de pintura y seleccione el color blanco.
- Para eliminar la línea de la cuadrícula ubicada arriba de la fila del título, seleccione la fila que contiene el título, haga clic en el ícono de la cuadrícula y, luego, en la opción con las líneas de cuadrícula eliminadas.
Imprimir un calendario en Excel
Puede resultar complejo imprimir el calendario personalizado y con formato. Los laterales del calendario se extienden más allá de la superficie de impresión de la página y, como resultado, se imprimen distintas partes del calendario en dos páginas. Le contamos cómo solucionarlo:
- En la ficha Diseño de la página, haga clic en Orientación > Horizontal.
- En el grupo Ajustar a medida, cambie el ancho a 1 página y la altura a 1 página.
Ahora, el calendario se imprimirá en una sola página.
Cómo buscar una plantilla de Microsoft Calendar
Microsoft también ha creado una serie de plantillas para calendarios. Puede optar por un calendario de múltiples páginas, un calendario anual, un calendario semanal y mucho más.
Le contamos cómo usar una plantilla prediseñada disponible en Excel:
- Haga clic en Archivo > Nuevo.
- En el campo de búsqueda, escriba Calendario.
- Verá distintas opciones. Para este ejemplo, haga clic en Cualquier calendario anual de un mes y haga clic en Crear.
Verá una tabla a la derecha con las opciones Mes del calendario, Año del calendario y Primer día de la semana.
- Seleccione la celda que diga "Enero" y haga clic en la flecha que aparece. En el menú desplegable, seleccione el mes de su calendario.
- Introduzca el año del calendario en la celda ubicada debajo del mes.
- Seleccione la celda que diga "Lunes" y haga clic en la flecha que aparece. En el menú desplegable, seleccione el primer día del mes.
También, puede visitar la galería de plantillas en línea de Microsoft, para ello haga clic aquí , y seleccione la categoría de calendarios ubicada a la izquierda.
Cómo insertar un calendario con Visual Basic
Puede insertar un calendario prediseñado y previamente completado directamente en Excel mediante el uso de CalendarMaker con Visual Basic Editor. Deberá habilitar el modo de desarrollador en Excel y usar un lenguaje programático. Esta tarea es sencilla y Microsoft ofrece un ejemplo de código que puede utilizar.
1. Habilitar el modo de desarrollador
En primer lugar, deberá activar el modo de desarrollador.
- Haga clic en Archivo > Opciones.
- En la ventana emergente, ubicada a la izquierda, haga clic en Personalizar la cinta.
- En Fichas principales, asegúrese de que la casilla Desarrollador esté marcada.
Verá una nueva ficha en la cinta de Excel, ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.
2. Introduzca el calendario con el código de Visual Basic for Applications.
Microsoft cuenta con un código de ejemplo de Visual Basic for Applications aquí que puede usar para crear el calendario.
- Crear un nuevo libro de trabajo.
- En la ficha Desarrollador, haga clic en Visual Basic.
- Verá una lista de los libros de trabajo y de las hojas (debajo de VBAproject a la izquierda). Busque la entrada Hoja1 y haga doble clic.
- Aparecerá un recuadro emergente en blanco. Copie y pegue el código de Visual Basic for Applications (disponible aquí) en el recuadro.
- En el menú Archivo, haga clic en Cerrar y regresar a Microsoft Excel.
- Regrese a la ficha Desarrollador y haga clic en Macros.
- Seleccione Sheet1.CalendarMaker y haga clic en Ejecutar.
- En la ventana emergente, escriba el mes y el año completos que quiere asignarle a su calendario y haga clic en Aceptar. El calendario debería verse así:
Cómo crear un calendario en cuestión de minutos a partir de una plantilla de calendario de Smartsheet
Las plantillas con formato previo asignado de Smartsheet le permiten crear un calendario al instante. Los meses, los días de la semana y las fechas cuentan con formato previo asignado, y usted dispone de espacio para agregar descripciones, comentarios y la duración en horas de cada actividad.
Le mostramos cómo usar una plantilla de calendario en Smartsheet:
1. Elija una plantilla de calendario.
- Vaya a Smartsheet.com e inicie sesión en su cuenta (o bien, comience con una prueba gratuita de 30 días).
- En la pantalla Inicio, haga clic en Crear nuevo y elija la opción Examinar plantillas.
- En el recuadro Buscar plantillas, escriba "Calendario" y haga clic en el ícono de la lupa.
- Verá una gran cantidad de resultados. No obstante, para este ejemplo, haga clic en Calendario 2016 por día y, luego, en el botón azul Usar plantilla ubicado en el extremo superior derecho.
- Asígnele un nombre a la plantilla, elija dónde guardarla y haga clic en el botón Aceptar.
2. Mencione la información de su calendario
Se abrirá una plantilla prediseñada, que deberá completarse con los meses y las fechas con formato ya asignado para todo el año 2016. También se completará con ejemplos de contenidos a modo de referencia.
- Agregue los eventos del calendario debajo de la columna Actividad. También puede agregar más detalles en las columnas Descripción, Horas, y Comentarios.
- Para agregar varios eventos para la misma fecha, debe crear una nueva fila. Haga clic con elbotón derecho del mouse en una fila y seleccione Insertar fila arriba o Insertar fila debajo. Luego, en esta nueva fila, agregue el mes, el día de la semana, la fecha y la actividad.
- Para eliminar una fila, haga clic con elbotón derecho del mouse en la celda de la fila que quiere eliminar y seleccione Eliminar fila.
A la izquierda de cada fila, puede adjuntar archivos directamente a una tarea, o bien, comenzar un comentario relacionado con un evento específico, para aportar más contexto a su calendario.
3. Alterne a la vista de calendario
Se incluye toda la información del calendario en esta tabla. A continuación, haciendo clic en un botón, puede ver toda la información completada en forma automática en un calendario.
- En la barra de herramientas a la izquierda, haga clic en el ícono del calendario para alternar a la vista de calendario.
Ahora, verá toda su información en un calendario (la fecha de hoy se destaca en azul). Puede editar o agregar un evento directamente desde esta vista de calendario. Para ello, haga doble clic en la burbuja de color verde. También puede modificar la fecha de un evento, para lo cual deberá arrastrar y soltar la burbuja verde en otra casilla de fecha.
Todo aquello que modifique en esta vista de calendario se actualizará en forma automática en la tabla.
Envíe por correo electrónico, comparta o imprima su calendario
Comparta el calendario con colegas, amigos o familiares. Puede optar por imprimir o exportar el calendario, o enviarlo por correo electrónico desde Smartsheet.
Para enviar el calendario por correo electrónico:
- En la barra de herramientas a la izquierda, haga clic en el ícono del sobre.
- Seleccione Enviar como adjunto.
- En el campo Para, agregue el(los) destinatario(s). Elija el(los) destinatario(s) de su lista de contactos o escriba la dirección de correo electrónico.
- Los campos Asunto y Mensaje se completan de manera automática. Sin embargo, puede optar por eliminar el texto y agregar texto propio.
- Elija si quiere adjuntar el calendario como archivo PDF u hoja de Excel, y si quiere enviar el calendario directamente o bajo una modalidad recurrente.
Para usar un enlace para compartir el calendario:
- En la parte inferior del calendario, haga clic en Publicar.
- Seleccione la opción de publicación de preferencia, para lo cual deberá hacer clic en el control deslizante.
- Aparecerá un recuadro emergente con un enlace de publicación. Puede copiar y pegar el enlace para que cualquier persona vea el calendario, o bien, usar el código inserto para insertar el calendario en cualquier página web.
Para imprimir el calendario:
- En la barra de herramientas a la izquierda, haga clic en el ícono de la impresora.
- Seleccione el rango de fechas del calendario, el tamaño del papel, la orientación y otras opciones. Luego, haga clic en Aceptar.
- Comenzará a descargarse una versión en PDF de su calendario. Luego, puede imprimir este PDF.
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