¿Qué es la descripción de un proyecto?
Una descripción de proyecto es una visión general de alto nivel de por qué está haciendo un proyecto. El documento explica los objetivos de un proyecto y sus cualidades esenciales. Piense en ello como el discurso del ascensor que se centra en qué y por qué sin profundizar en cómo.
Normalmente, se redacta una descripción del proyecto desde el principio, durante la fase de inicio del proyecto del ciclo de vida de la gestión del proyecto.
El gerente de proyecto a menudo escribe la descripción del proyecto. Sin embargo, si está trabajando para una agencia que busca fondos de subvención o escribiendo una propuesta de investigación, es posible que deba aprender a escribir una descripción del proyecto en una propuesta de proyecto.
La descripción del proyecto debe incluir una visión general de lo siguiente:
- Metas y objetivos del proyecto
- Las partes interesadas y sus funciones
- Métricas para medir el éxito
- Cronograma
- Presupuesto estimado
La parte difícil es averiguar qué no pertenece a la descripción del proyecto. La descripción debe centrarse en las metas, los objetivos y el enfoque general, pero no es necesario incluir listas de tareas, una amplia experiencia o análisis de investigación. En general, la descripción del proyecto es amplia; incluirá más detalles en el plan del proyecto.
Esquema de descripción del proyecto
Las partes de la descripción de un proyecto variarán según el tipo de proyecto. Sin embargo, la descripción del proyecto debe contener los siguientes elementos:
Partes de un esquema de descripción del proyecto
- Título del proyecto: apunta a un título corto, inequívoco y memorable.
- Resumen: este es un resumen de alto nivel (no más de uno o dos párrafos).
- Justificación del proyecto: explicar el problema u oportunidad y por qué el proyecto es necesario.
- Objetivos: establecer metas específicas y medibles del proyecto.
- Fases de trabajo: divida el proyecto en fases que describan el resultado deseado para cada una.
- Métricas para evaluar y monitorear: incluya las métricas que usará para evaluar el éxito del proyecto.
- Cronograma: describa el cronograma para cada fase, incluidas las tareas básicas que realizará, con fechas de inicio y finalización.
- Presupuesto estimado: incluya el presupuesto y los costos proyectados.
Cómo escribir una descripción de proyecto
Aunque escribir una descripción del proyecto variará un poco según el tipo de proyecto, el proceso básico es el mismo. Los siguientes 10 pasos son clave para escribir una buena descripción del proyecto.
- Resumir: escriba una explicación de uno o dos párrafos de lo que el proyecto pretende lograr. Evite profundizar en proyectos de fondo o pasados. Un buen resumen del proyecto no solo servirá como su discurso de ascensor, sino que también lo ayudará a aclarar problemas más grandes con su plan.
- Definir: describa el problema u oportunidad y cómo el proyecto lo abordará.
- Establecer metas: identifique los objetivos SMART del proyecto, definidos de la siguiente manera:
- (S) Específico: responda quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
- (M) Medible: incluye métricas para definir el éxito.
- (A) Alcanzable: establezca metas que sean posibles de lograr con los recursos disponibles.
- (R) Relevante: los objetivos deben estar alineados con la misión de su organización.
- (T) Plazo limitado: incluya plazos intermedios y finales para cada objetivo.
- Explique: explique brevemente su metodología. Incluya las tecnologías clave o las técnicas de gestión de proyectos que utilizará y por qué son apropiadas.
- Medida: identifique las entregas del proyecto. ¿Cómo medirá el éxito y evaluará el proyecto?
- Cronograma: incluya un cronograma general, con las fases e hitos del proyecto. Asegúrese de anotar cualquier fecha límite importante.
- Presupuesto: incluya el costo total estimado del proyecto y cuánto ha presupuestado. (Tenga en cuenta que este no debería ser un presupuesto de partida). Utilice una plantilla de presupuesto de proyecto para obtener un desglose más detallado de los gastos del proyecto presupuestados y reales.
- Obtenga comentarios: busque comentarios de las partes interesadas clave, los clientes y cualquier persona afectada por el proyecto para obtener comentarios. Pídales que expliquen el proyecto con sus propias palabras para tener una idea de la claridad con la que ha comunicado la visión.
- Revisión: haga que otra persona revise la descripción del proyecto. Además de los errores ortográficos y gramaticales, pídales que busquen detalles faltantes que sean significativos para el proyecto.
- Actualizar: actualizar y revisar el documento a medida que avanza el proyecto. Trate la descripción del proyecto como un documento vivo.
Una lista de verificación de 10 pasos para escribir una descripción del proyecto
Ahora que sabe cómo escribir una descripción del proyecto, use esta lista de verificación para ayudarlo a concentrarse en los detalles clave.
| Una lista de verificación de 10 pasos para escribir una descripción del proyecto | |
|---|---|
| 1. | Resumir: describa el proyecto en uno o dos párrafos. |
| 2. | Definir: ¿Por qué es necesario? |
| 3. | Establecer objetivos: siga el formato de objetivo SMART. |
| 4. | Explicar: explique brevemente su metodología y cualquier tecnología clave o técnicas de gestión de proyectos que vaya a utilizar y por qué son apropiadas |
| 5. | Medir: identificar las entregas del proyecto. ¿Cómo medirá el éxito y evaluará el proyecto? |
| 6. | Cronograma: incluya un cronograma general, con las fases e hitos del proyecto. |
| 7. | Presupuesto: incluya el costo total estimado del proyecto y el monto presupuestado. |
| 8. | Obtenga comentarios: busque comentarios de las partes interesadas clave, los clientes y cualquier persona afectada por el proyecto para obtener comentarios. |
| 9. | Revisar: pídale a otra persona que busque errores y detalles faltantes. |
| 10. | Actualizar: trate la descripción como un documento vivo. |
Tipos de descripciones de proyectos con ejemplos
En esta sección, encontrará una variedad de plantillas de descripción de proyectos gratuitas y personalizables. Las hemos completado con información de muestra para que pueda tener una idea de cómo escribir una descripción que se ajuste a sus necesidades. También puede descargar una plantilla de documentación de proyecto gratuita para ayudarlo a realizar un seguimiento de su progreso.
Plantilla de descripción del proyecto arquitectónico
Descargar Plantilla de descripción de proyecto arquitectónico
Una descripción del proyecto arquitectónico debe comenzar con un resumen que explique la necesidad del proyecto. Identifique brevemente el sitio, las características clave de diseño y las consideraciones estética, y un cronograma amplio. Manténgalo simple y escriba para el público en general. Aquí hay un ejemplo de un resumen de descripción del proyecto arquitectónico para un estacionamiento en el centro de la ciudad:
Después de resumir el proyecto, utilice la plantilla de descripción del proyecto arquitectónico para crear un plan de acción personalizable. Incluye un desglose del trabajo por fases. Tenga en cuenta las comunicaciones y aprobaciones necesarias para garantizar el éxito.
Plantilla de resumen de proyecto creativo del cliente
Descargar Plantilla de resumen creativo del cliente
Crear un resumen del proyecto creativo del cliente para garantizar que una estrategia de proyecto se alinee con los objetivos del cliente. Los resúmenes creativos se utilizan con frecuencia para proyectos que involucran diseño gráfico, videografía o campañas de marketing. Comience por describir brevemente el proyecto, los objetivos y los plazos. El siguiente resumen del proyecto creativo del cliente proporciona una descripción general de una campaña de marketing navideño.
El formato variará según el tipo de proyecto. En el ejemplo de plantilla de proyecto creativo del cliente anterior, encontrará una serie de preguntas iniciales sobre el público objetivo de la campaña, los componentes clave y los mensajes.
Plantilla de descripción de proyecto de financiación
Descargar Plantilla de descripción del proyecto de subvención
Cuando solicita fondos de subvención o planifica un proyecto financiado por subvenciones, es esencial identificar la población objetivo y cómo se beneficiarán de las actividades del proyecto. Concéntrese en por qué el proyecto es necesario, en lugar de en las necesidades de su organización. En el ejemplo siguiente se describe un proyecto de subvención para un programa que busca financiación para combatir el hambre infantil:
Esta plantilla de descripción del proyecto de subvención divide la descripción en secciones separadas para el problema que se abordará, las metas y los objetivos, la población objetivo, las actividades del proyecto y el personal clave. Proporciona espacio adicional para información de antecedentes, resultados medibles y un cronograma y presupuesto, e incluye columnas separadas para fuentes de ingresos y gastos.
Plantilla de Descripción del proyecto de diseño de interiores
Descargar Plantilla de descripción de proyecto de diseño de interiores
Una descripción de un proyecto de diseño de interiores es similar a un resumen de proyecto creativo del cliente. Utilizará la descripción general del proyecto para detallar una visión para el proyecto que se sincronice con las necesidades del cliente. La siguiente descripción del proyecto de diseño de interiores resume un proyecto de remodelación de cocina residencial.
Utilice el resto de la plantilla de descripción del proyecto de diseño de interiores para documentar las preferencias del cliente con mayor detalle. La plantilla incluye espacio para anotar las preferencias del cliente para el estilo general, así como colores, patrones, tejidos, muebles y más. También encontrará espacio para incluir medidas, un boceto de piso, un cronograma de proyecto y un presupuesto.
Plantilla de descripción de proyecto de TI
Descargar Plantilla de Definición de Proyecto de TI
Microsoft Excel | Microsoft Word
La descripción de un proyecto de TI debe comenzar con un resumen básico que condensa la información de fondo clave y lo que implica el proyecto. Manténgalo simple y explique el proyecto en términos laicos. El siguiente resumen de descripción del proyecto de TI proporciona una descripción general de un plan para desarrollar una aplicación de pedidos para dispositivos móviles para un restaurante de comidas rápida informal:
Esta plantilla de descripción de proyecto de TI incluye espacio para objetivos, supuestos, mediciones de éxito y riesgos. Además, la plantilla incluye espacio para un desglose del alcance del trabajo, incluidos los procesos afectados por el proyecto, los hitos, los costos y los recursos.
Plantilla de descripción de software
Descargar Plantilla de descripción de proyecto de TI
La descripción de un proyecto de software debe comenzar con una descripción general que explique el tipo de software que se desarrollará, el problema que resolverá y los beneficios para los usuarios y el negocio. La visión general no debe centrarse en los aspectos técnicos del proyecto, sino en el producto final y sus beneficios. Este ejemplo de descripción de proyecto de software ofrece una visión general de un sistema de punto de venta (POS) en desarrollo para una cervecería.
Una vez que haya completado la descripción general, use esta plantilla de descripción de proyecto de software para explicar los propósitos y objetivos con mayor detalle. La plantilla incluye secciones para obstáculos, factores de riesgo, compatibilidad de hardware y software empleado. Otras características incluyen un desglose detallado del cronograma y la estructura de costos del proyecto.
Para otras plantillas de descripción de proyecto, consulte nuestro artículo Plantillas de descripción de proyecto gratuitas.
Descripción del proyecto PMP
Si usted es un gerente de proyecto que busca la certificación Project Management Professional, necesitará 36 o 60 meses de experiencia profesional liderando proyectos, dependiendo de su nivel de educación.
El Project Management Institute (PMI) requiere que envíe cada proyecto como su propia entrada en la solicitud e incluya lo siguiente:
- Un objetivo de proyecto de una frase.
- Su papel en la realización de los entregables del proyecto en cada una de las cinco fases de la gestión de proyectos: iniciación (IN), planificación (PL), ejecución (EX), monitoreo y control (MC) y cierre (CL).
- Una breve descripción del resultado del proyecto.
Puede utilizar este ejemplo de descripción del proyecto de aplicación PMP como guía:
- Objetivo: rediseñar el sitio web de la empresa XYZ para mejorar la generación de clientes potenciales en un 25 por ciento.
- Entregables del proyecto: fui el gerente de proyecto para el rediseño de la Compañía XYZ. Redacté el estatuto del proyecto y recluté un equipo de cuatro empleados de TI para completar el proyecto (IN). Creé la estructura de desglose del trabajo, el cronograma y el presupuesto, y me reuní con las partes interesadas para evaluar las contingencias y riesgos del proyecto (PL). Coordiné entre departamentos, proporcioné garantía de calidad y administré el equipo de cuatro personas durante todo el proyecto (EX). Realicé auditorías de riesgos y comuniqué los resultados a las partes interesadas (MC). Obtuve comentarios de las partes interesadas, archivé documentos del proyecto y realicé capacitación de múltiples departamentos una vez que se completó el rediseño (CL).
- Resultado: el rediseño del sitio web de la Compañía XYZ se completó USD 10 000 por debajo del presupuesto y dos semanas antes de lo previsto. La generación de clientes potenciales aumentó en un 30 por ciento en seis meses.
Cómo escribir la descripción de un proyecto en un CV o currículum
Escribir una descripción de proyecto para proyectos pasados exitosos puede darle una ventaja cuando es un candidato de trabajo o busca nuevos clientes. Al escribir una descripción del proyecto para su CV, currículum o cartera, indique claramente el objetivo del proyecto, su rol y el resultado.
Continuando con el ejemplo anterior, aquí hay un ejemplo de descripción del proyecto de gestión de proyectos para evitar en su currículum porque es vago. La segunda descripción del proyecto es un ejemplo más efectivo. También destaca primero los logros y responsabilidades más significativos.
Descripción del proyecto antes del ejemplo
Gerente de proyectos de TI, proyecto Empresa XYZ
: rediseño del sitio web
- Gestioné un rediseño altamente exitoso
- Liderazgo proporcionado durante todo el proyecto
- Actualización oportuna de las partes interesadas clave
- Comunicaciones coordinadas y capacitación del personal
- Completado el proyecto por debajo del presupuesto y antes de lo previsto, lo que resultó en mejores ventas
Descripción del proyecto después del ejemplo
Gerente de proyectos de TI, Empresa Proyecto XYZ
: rediseño del sitio web con el objetivo de aumentar la generación de clientes potenciales en un 25%
- Rediseño de sitios web administrados que resultó en un aumento del 30% en la generación de clientes potenciales
- Se completó el proyecto USD 10 000 por debajo del presupuesto y dos semanas antes de lo previsto
- Recluté y administré un equipo de cuatro empleados de TI
- Creé la estructura de desglose del trabajo, el cronograma y el presupuesto; evalué las contingencias y los riesgos del proyecto
- Se comunicó con las partes interesadas clave a lo largo del proyecto; se capacitó al personal en todos los departamentos una vez que se completó el proyecto
Consejos para escribir una buena descripción del proyecto
Para escribir una descripción efectiva del proyecto, redacte al principio del proceso. Manténgalo en un nivel alto sin entrar en demasiados detalles o antecedentes. Utilice la descripción para generar interés entre una amplia audiencia. Manténgalo breve y sin jerga.
- Concéntrese en las 4 C: una buena descripción del proyecto sigue las 4 C de la escritura.
- Clara: sigue escribiendo directamente al grano y no incluya jerga innecesaria.
- Concisa: concéntrese en el proyecto en sí, en lugar de los antecedentes.
- Completa: esto puede ser un desafío cuando también aspira a la concisión. De todos modos, la descripción debe incluir los puntos clave que su audiencia necesita para comprender el proyecto.
- Creíble: Solo cite fuentes autorizadas y la información más actualizada.
- Redacte la descripción del proyecto al principio del proceso: Gregory Carson, PMP, es un ingeniero biomédico, abogado y agente de patentes con más de 20 años de experiencia en gestión de proyectos y propietario de Carson Patents. Carson sugiere redactar la descripción al inicio del proyecto, idealmente tan pronto como se le ocurra la idea a usted o a su equipo. La descripción servirá como la hoja de ruta resumida a la cual remitirse a lo largo del proyecto.
"Todos los demás detalles tienen alguna relación directa con la descripción del proyecto, por lo que tener la descripción del proyecto bien redactada antes de comenzar la planificación de la ejecución puede ahorrarle tiempo y frustración, en particular porque los cambios deben incluirse", dice Carson.
Al final del proyecto, querrá volver al documento para mostrar que el proyecto cumplió con las metas y objetivos. - Haga una primera impresión memorable: Alan Zucker, PMP, es un gerente de proyectos con más de 25 años trabajando con compañías Fortune 100 y fundador del sitio web Project Management Essentials. Dice que la descripción de un proyecto debe motivar. El objetivo es que las personas entiendan y apoyen el proyecto después de leer la descripción.
"Al elaborar su presentación, recuerde que la mayoría de las personas formarán sus impresiones iniciales sobre el proyecto dentro de los primeros 30 segundos. Lidere con una declaración sólida y una imagen poderosa del beneficio del proyecto", dice Zucker. - Escriba para una audiencia amplia: un error común al escribir la descripción de un proyecto es dirigirse a una audiencia demasiado estrecha.
"Por lo general, no hay falta de atención en las partes interesadas que están financiando el proyecto y son miembros importantes de la audiencia para que la descripción del proyecto se centre en ellos", dice Carson. "Pero la atención particular centrada en las partes interesadas que se beneficiarán del proyecto a menudo conduce a ideas útiles para el proyecto".
Obtener comentarios sobre la descripción de un público más amplio también es útil. Zucker sugiere revisar la descripción con las partes interesadas clave, los clientes y los afectados por el proyecto. "Después de leer su descripción, vea si pueden volver a expresarla con sus propias palabras", sugiere Zucker. "La repetición, ¿fue la que pretendía? De lo contrario, continúe revisando la descripción en función de los comentarios". - Evite los detalles excesivos, especialmente desde el principio: la descripción de su proyecto debe transmitir una visión, en lugar de proporcionar un plan de implementación detallado. No se preocupe demasiado por planificar los detalles en la fase de descripción — Zucker sugiere que simplemente se asegure de que haya una comprensión clara de los objetivos del proyecto y por qué desea continuar.
"La descripción evolucionará a medida que aprendamos más sobre el proyecto", dice Zucker. "No te preocupes por comprometerte demasiado pronto. Parte de ese proceso evolutivo es compartir la descripción y obtener comentarios sobre ella".
Mantener un enfoque de alto nivel ayudará a generar aceptación para el proyecto. Carson dice que es clave describir el proyecto para que otros "puedan entender y apreciar su maravilla".
"No quiere dar cátedra hasta el punto en que la gente deje de leer o se confunda sobre cualquiera de las metas y objetivos", dice. - Pídale a alguien que revise la descripción de su proyecto: la revisión y la edición son esenciales cuando finalice la descripción de su proyecto. Pero si usted escribió la descripción, pídale a alguien más para que la edite.
"Con demasiada frecuencia, mientras escribimos, 'recordamos' lo que estábamos escribiendo y podemos perder pequeños detalles, incluso la ortografía y la gramática, que pueden afectar el significado y la importancia de un proyecto y su descripción", dice Carson.
No se sorprenda si necesita revisar y reescribir varias veces. Todo es parte del proceso de elaboración de su mensaje.
Cómo escribir una breve descripción de un proyecto
Concéntrese en el proyecto y el problema que aborda. Evite profundizar en los antecedentes o hacer referencia a otros proyectos. Enfatice el qué y el por qué sin excesivos detalles sobre las tareas que requiere. Este puede ser tu discurso para vender el proyecto.
¿Qué es una descripción de proyecto en una propuesta de proyecto?
Una descripción del proyecto en una propuesta de proyecto es un breve resumen de las metas, los objetivos y la necesidad del proyecto. No debe ser más de uno o dos párrafos. La propuesta de proyecto proporcionará información más detallada.
¿Qué es la descripción de un proyecto en una tesis?
Una descripción del proyecto en una tesis describe la investigación que está llevando a cabo, generalmente como parte de estudios de posgrado. Incluye su título de trabajo, sus objetivos de investigación, metodología básica y por qué se necesita la investigación.
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