Plantillas gratuitas de análisis de partes interesadas

By Kate Eby | 12 Diciembre 2016

La administración de las partes interesadas es fundamental para la planificación y ejecución de proyectos. Implica desarrollar relaciones con las partes interesadas del proyecto para identificar los objetivos y abordar sus expectativas. Un análisis de las partes interesadas primero identifica a las personas, los grupos y las organizaciones que participan en un proyecto o programa, prioriza a las partes interesadas en función de su nivel de interés e influencia en el proyecto y, por último, busca comprender mejor a las partes interesadas clave para incluirlas en un plan de comunicaciones eficaz.

Los beneficios de realizar un análisis de las partes interesadas incluyen reunir opiniones en una etapa temprana del proyecto para ayudar a garantizar la participación y obtener información sobre las mejoras del proyecto, la adquisición de recursos para el apoyo del proyecto, la comunicación clara de los beneficios de un proyecto a las partes interesadas y la comprensión de las partes interesadas para prever reacciones y hacer ajustes al proyecto. La información recopilada en un análisis de las partes interesadas es fundamental para desarrollar un plan de comunicaciones que respalde las necesidades de las partes interesadas y, por lo tanto, el éxito de un proyecto.

Para ayudarlo en su proceso de análisis, proporcionamos varias plantillas de análisis de partes interesadas en formatos de Microsoft Excel y Word.

Plantilla de análisis de partes interesadas de un programa

Plantilla de análisis de partes interesadas

Para el diseño de esta plantilla de análisis de partes interesadas, se tuvo en cuenta a los gerentes de programas. Proporciona una hoja de cálculo simple para enumerar los nombres, funciones e intereses de las partes interesadas, junto con los objetivos y métodos de comunicación. Puede incluir notas adicionales sobre las partes interesadas para obtener una visión integral de sus actitudes, influencias y cualquier otra cosa que pueda ser pertinente. La plantilla se puede editar fácilmente para que incluya más columnas u otra información según sea necesario.

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Excel 

Plantilla de plan de administración de partes interesadas

Plantilla de plan de gestión de partes interesadas

Esta plantilla de plan de administración de partes interesadas incluye una hoja de cálculo para un análisis detallado, así como una matriz para mapear las partes interesadas. Use la hoja de cálculo para enumerar personas y grupos, sus motivaciones, expectativas y nivel de influencia, junto con los detalles de su plan de administración de las partes interesadas. La matriz proporciona un mapa visual de las partes interesadas y una instantánea de su plan para administrarlas.

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Excel 

Plantilla de matriz de análisis de partes interesadas

Plantilla de matriz de análisis de partes interesadas

Esta plantilla de matriz le permite asignar qué partes interesadas tienen influencia e interés altos o bajos en su proyecto. Organizar a las partes interesadas en cada cuadrante facilita ver quién necesita más atención y quién se puede supervisar con menos esfuerzo. Esta es una herramienta útil para elaborar estrategias y crear un plan de acción eficaz para la administración de las partes interesadas.


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Excel | Word 

Plantilla de estrategia de partes interesadas

Estrategia de partes interesadas


Use esta plantilla para enumerar estrategias para incluir a las partes interesadas a lo largo del tiempo o durante las diferentes etapas de un proyecto. Se dividen las partes interesadas en grupos priorizados, y se enumeran los planes de participación y comunicación de cada grupo. Esto proporciona un panorama general de su plan de administración, que luego se puede desglosar en mayor detalle a medida que determine cómo trabajar con personas específicas.

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Plantilla de registro de partes interesadas

Registro de partes interesadas


Si necesita un registro simple para dar seguimiento a las partes interesadas, esta plantilla de registro cuenta con columnas para información básica: nombres de las partes interesadas, información de contacto, métodos de comunicación y el interés de las partes interesadas en el proyecto. Puede usar esta plantilla como herramienta de referencia y actualizarla durante el ciclo de vida del proyecto cuando se produzcan cambios.


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Plantilla de plan de comunicaciones de partes interesadas

Plan de Comunicación con las Partes Interesadas

Cree un documento de plan de comunicaciones simple que muestre el poder y el interés de las partes interesadas, la frecuencia y el tipo de comunicación para cada una de ellas, y los comentarios pertinentes. Esta plantilla puede incluirse como parte de un plan integral de administración de proyectos. Úsela para planificar comunicaciones, dar seguimiento a los detalles relevantes y determinar el proceso de administración de su proyecto.

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¿Quiénes son las partes interesadas?

Las partes interesadas incluyen a cualquier persona que pueda verse afectada o que tenga algún interés adquirido o influencia sobre el resultado de un proyecto. Pueden ser internas, como miembros del equipo del proyecto, ejecutivos de la empresa o departamentos específicos. Las partes interesadas también pueden ser externas, como clientes, líderes comunitarios y personas influyentes del sector. Las partes interesadas con mayor poder e interés son los actores clave que deben identificarse y administrarse. Los que tienen menos poder e interés siguen siendo importantes, pero no serán el foco de su plan de comunicaciones. Estos actores deben estar informados y satisfechos (y algunos pueden ser particularmente útiles durante un proyecto), pero tienen una prioridad menor que las partes interesadas clave.

Mapeo de las partes interesadas

Un análisis de partes interesadas puede representarse con un mapa visual y, con frecuencia, se presenta como una cuadrícula o matriz que mide el poder y el interés. Una matriz simple de 2 por 2 puede ayudarlo a dividir a las partes interesadas entre aquellas que tengan poder e interés altos, poder alto e interés bajo, poder bajo e interés alto, y poder e interés bajos. Esta representación visual facilita ver qué partes interesadas deben recibir más atención. Quienes tienen poder e interés altos deben participar de cerca, consultarse con frecuencia y mantenerse satisfechos, mientras que los que tienen menos poder e interés simplemente deben supervisarse y mantenerse informados mediante comunicaciones generales y de menor esfuerzo. Sin embargo, tenga en cuenta que también es posible que algunas partes interesadas que inicialmente se identifican como de poder e interés bajos se muevan a una categoría de interés más alto. Después de agregar las partes interesadas a la matriz, puede identificar las relaciones entre ellos (para representar estas relaciones, dibuje líneas de influencia para conectar los nombres). De esta forma, se puede crear un análisis más profundo al revelar qué partes interesadas tienen influencia sobre las demás.


También es posible usar un mapa mental ramificado para ver los intereses y las relaciones de las partes interesadas o simplemente hacer una lista de las partes interesadas agrupadas por prioridades. Independientemente del proceso de mapeo que utilice, un análisis de las partes interesadas lo ayudará a identificar, priorizar y comprometerse de manera eficaz con las partes interesadas. Si se trata de un gran volumen de partes interesadas, puede ser necesario contar con una base de datos para el análisis, pero para números más pequeños, un mapa visual puede ser una herramienta sencilla y útil.

Pasos del análisis de partes interesadas

Ya hemos mencionado los componentes principales (identificación, priorización y comprensión) necesarios para realizar un análisis de las partes interesadas. A continuación, le mostramos algunas cosas de cada paso que debe tener en cuenta cuando comience este proceso.

  • Identificación de las partes interesadas: si su lista de partes interesadas incluye organizaciones, determine quiénes son las partes interesadas individuales de cada organización para que pueda orientar sus comunicaciones de manera adecuada. Si su sesión inicial de lluvia de ideas da como resultado una gran cantidad de partes interesadas, considere agruparlas por interés y, luego, evalúe su importancia dentro de cada grupo de interés. Por ejemplo, es posible que tenga partes interesadas cuya principal preocupación sea financiera y otras que estén interesadas en la reputación comercial o el impacto ambiental de un proyecto. Dentro de cada uno de esos grupos, algunas personas tendrán más poder e influencia que otras, lo que los convierte en una mayor prioridad.
  • Priorización de las partes interesadas: mapear el interés y la influencia de las partes interesadas en una matriz lo ayudará a identificar a las partes interesadas clave y las medidas necesarias para administrarlas (en función de sus diferentes niveles de importancia). Como parte de este paso, es posible que deba identificar qué partes interesadas pueden apoyar su proyecto y cuáles pueden intentar bloquearlo. Las partes interesadas poderosas pueden influir en un proyecto en una dirección positiva o negativa, por lo que es importante incluirlas desde el principio y mantener el nivel correcto de comunicaciones a lo largo del proyecto.
  • Comprensión de las partes interesadas: ¿qué motiva a las partes interesadas? ¿Qué recursos necesita de ellos? ¿Cómo lidiará con la oposición de las partes interesadas fundamentales? ¿Cuál es el mejor método de comunicación para las diferentes partes interesadas? Analice su lista de partes interesadas para comprender mejor su interés en el proyecto, qué información querrán de usted, quién influye en su opinión y cualquier otro detalle que informe su plan de comunicaciones y pueda influir en las decisiones del proyecto.

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