¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una serie de tareas que deben llevarse a cabo para lograr un objetivo predefinido. Las organizaciones de todos los tipos y tamaños llevan a cabo proyectos que varían en complejidad, plazo y recursos.
Un proyecto es diferente de un proceso, que es una serie de pasos que producen un resultado determinado, generalmente de manera repetitiva y continua.
Por el contrario, un proyecto tiene las siguientes cuatro características:
- Crea un resultado nuevo y tangible: el objetivo principal de un proyecto es crear algo nuevo, mientras que un proceso sirve para mantener una función o servicio.
- Tiene plazos limitados: un proyecto siempre tiene una fecha de inicio y finalización predeterminadas.
- Tiene lugar por fuera de las rutinas comerciales normales: un proyecto es una actividad distinta, más allá de las operaciones comerciales diarias.
- Tiene límites: un proyecto está limitado por varios factores, como el tiempo, el costo, los recursos y las entregas. Obtenga más información sobre la triple restricción de la gestión de proyectos a continuación.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos (PM) se refiere a la forma en que organiza, supervisa y lleva a cabo su proyecto, y genera valor. La PM exitosa requiere conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para ejecutar el proyecto de manera eficaz dentro de parámetros dados, como el cronograma y el presupuesto.
Si bien la gestión de proyectos comparte muchas cualidades con las siguientes prácticas, es importante comprender las diferencias entre ellas.
- Gestión de tareas: se refiere al hecho de supervisar la finalización de las tareas individuales, en lugar de gestionar cómo se relacionan las tareas entre sí.
- Coordinación de proyectos: se refiere a la gestión diaria de las tareas relacionadas, así como toda tarea de organización y comunicación necesaria para la ejecución del proyecto.
- Gestión de procesos: a diferencia de un proyecto, que tiene un punto de finalización definido, un proceso siempre está en curso y requiere una gestión y una optimización continuas.
- Gestión de programas: se refiere a la gestión de los varios proyectos que componen un programa y a la persecución de los objetivos estratégicos. Puede incluir la gestión de dependencias en todos los proyectos, la asignación de recursos y la priorización de los esfuerzos.
Las industrias de todos los tipos y tamaños dependen de la gestión de proyectos para la ejecución de proyectos exitosos. Del mismo modo, todos los departamentos de una organización pueden beneficiarse si siguen un método de PM formalizado para organizarse, colaborar de manera más eficiente y aumentar la eficacia.
Para obtener más información sobre las metodologías de PM específicas, lea el capítulo 3. Para obtener más información sobre cómo la gestión de proyectos beneficia a ciertas industrias y departamentos, lea el capítulo 7.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es fundamental para finalizar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con la máxima eficiencia posible. La gestión de proyectos eficaz también ayuda a gestionar mejor el equipo del proyecto y otros recursos críticos.
Pero la importancia de la gestión de proyectos se extiende más allá de la simple ejecución de un proyecto. Una gestión eficaz de proyectos ayuda a que toda la organización ofrezca más valor, porque agiliza los procesos, mejora la colaboración y reduce las distracciones que pueden conducir a pérdidas de tiempo, dinero y recursos.
La teoría de la triple restricción
En la gestión de proyectos, la teoría de la triple restricción establece que hay tres limitaciones críticas (alcance, tiempo y costo) que afectan la capacidad de un equipo para finalizar un proyecto. Los gerentes de proyectos deben ejercer el control sobre estos tres factores para tener éxito en la ejecución.
Las tres restricciones se definen de este modo:
- Alcance: todas las tareas y procesos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.
- Tiempo: el cronograma establecido para ejecutar el proyecto.
- Costo: cuánto dinero costará el proyecto.
La teoría de la restricción triple a veces se conoce como el triángulo de hierro o el triángulo de la gestión de proyectos. Este marco es importante para el éxito del proyecto, porque actúa como una valla de contención que previene la corrupción del alcance.
El trabajo del gerente del proyecto es equilibrar las tres limitaciones, aumentando o reduciendo el costo, ajustando el cronograma, o eliminando o agregando entregas, para asegurar la finalización del proyecto. Recuerde que las tres restricciones se afectan entre sí, por lo que es fundamental pensar en el efecto de cualquier decisión.
Dicho esto, a la mayoría de los equipos les resulta útil la triple restricción, porque le permite al gerente del proyecto realizar cambios fundamentados cuando aparecen circunstancias inesperadas.
Gestión de cartera de proyecto
La gestión de proyectos y carteras (PPM) es una estrategia que sirve para evaluar y priorizar los proyectos potenciales. Si bien la gestión de proyectos consiste en llevar a cabo proyectos de forma exitosa, la PPM consiste en seleccionar los proyectos adecuados en el momento adecuado, como parte de una cartera más amplia.
El objetivo de la PPM es aumentar la eficiencia, mediante la creación de un proceso optimizado para evaluar cada proyecto potencial. Es decir que usted prioriza los proyectos que generarán más valor, tienen el mayor potencial de éxito y se alinean con los objetivos generales del negocio. Si se implementa bien, la PPM ayuda a que los equipos y las organizaciones se concentren en los proyectos más valiosos.
Recursos adicionales
La evolución de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos moderna aprovecha las herramientas disponibles para crear procesos confiables y automatizar las tareas repetitivas. En general, los enfoques modernos de gestión de proyectos se caracterizan por una mayor flexibilidad, colaboración y eficiencia.
La gestión de proyectos se convirtió en un concepto formalizado a principios del siglo XX y ha ido evolucionando a la par de las normas y la tecnología relacionada con el trabajo. En 2001, se creó la metodología Agile, que modificó la PM tradicional con un enfoque mucho más flexible e iterativo de trabajo (aprenderá todas las metodologías diferentes de PM en el Capítulo 3).
El aumento reciente del trabajo a distancia ha planteado nuevos desafíos y ofrecido nuevas libertades en relación con la gestión de proyectos. Estos son algunos de los principales cambios:
- Mayor comunicación asincrónica: al tener menos interacciones cara a cara, los equipos no dependen de las respuestas inmediatas para seguir trabajando.
- Más variabilidad en los cronogramas: el trabajo a distancia permite estar en línea en diferentes horarios, ya sea debido a que hay miembros del equipo con diferentes zonas horarias o simplemente para respetar las agendas particulares de las personas.
- Mayor dependencia de herramientas basadas en la nube: estas herramientas proporcionan más visibilidad del trabajo y el estado de las tareas, incluso cuando las personas no pueden reunirse de forma presencial.
Aprenderá más sobre las funciones, desafíos y prácticas recomendadas de la PM moderna en el capítulo 6.